Białystok, 11.08.2021 r.

OR.271.1.447.2021

 ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY

Zapraszam Państwa do złożenia oferty cenowej na wykonanie usługi, której przedmiotem jest:

1) świadczenie usługi obejmującej uporządkowanie i zewidencjonowanie ok. 8,50 metrów bieżących nieuporządkowanych materiałów archiwalnych (kat. A) znajdujących się na stanie Wydziału Geodezji, Katastru i Nieruchomości w Starostwie Powiatowym w Białymstoku w formie papierowej i elektronicznej zgodnie z zapisami Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 roku w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz sporządzenie spisu zdawczo-odbiorczego i notatki historycznej. Wykonawca będzie zobowiązany do archiwizacji dokumentacji w pudłach archiwizacyjnych.

Niezbędne do przeprowadzenia usługi materiały tj. teczki oraz pudła bezkwasowe zapewni Wykonawca.

Usługa zostanie wykonana w siedzibie Wykonawcy.

2) Zadania, jakie musi wykonać Wykonawca:

- Ustalenie przynależności zespołowej i przyporządkowanie materiałów archiwalnych do zespołu (zbioru) archiwalnego,

- Uporządkowanie materiałów archiwalnych (kat. A) poprzez:

a) ułożenie dokumentacji wewnątrz teczki aktowej w kolejności spisu spraw, począwszy od numeru 1 na górze teczki, a w obrębie spraw – chronologicznie, począwszy od najwcześniejszego pisma wszczynającego sprawę,

b) usunięcie z dokumentacji części metalowych i plastikowych (np. spinaczy, zszywek, koszulek),

c) umieszczenie dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej o grubości nieprzekraczającej 5 cm:

• w przypadku teczki aktowej o grubości przekraczającej 5 cm, teczkę należy podzielić na tomy, w każdym tomie należy umieścić pełne sprawy bez rozdzielania,
• w przypadku, gdy niemożliwe jest podzielenie teczki aktowej na tomy, dokumentację należy umieścić w teczce wiązanej z tektury bezkwasowej o grubości dostosowanej do grubości akt,

d) umieszczenie spisu spraw w teczkach aktowych na ich początku

• w przypadku podziału teczki na tomy, umieszczenie oryginału spisu spraw w tomie I,

e) przesznurowanie dokumentacji taśmą bawełnianą,

f) ponumerowanie wszystkich zapisanych stron (z wyłączeniem zupełnie czystych stron) materiałów archiwalnych, zwykłym miękkim ołówkiem, poprzez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu,

g) wskazanie liczby wszystkich stron w danej teczce, na wewnętrznej części tylnej okładki teczki w formie zapisu: „Niniejsza teczka zawiera … stron kolejno ponumerowanych”,
[miejscowość, data i podpis osoby numerującej akta],

 h) czytelne opisanie teczek aktowych według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do umowy,

 i) umieszczenie opisanych teczek aktowych w bezkwasowych pudłach archiwizacyjnych,

 j) opisanie pudeł archiwizacyjnych, poprzez umieszczenie na grzbiecie każdego pudła następujących elementów opisu:

• nazwa zespołu archiwalnego,
• pozycja ze spisu zdawczo-odbiorczego jednostek archiwalnych umieszczonych wewnątrz,

 k) sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych według Załącznika nr 3 do umowy:

 l) poddanie zabiegom konserwatorskim w przypadku uszkodzenia mechanicznego, biologicznego lub chemicznego materiałów archiwalnych.

3) oferta powinna obejmować realizację całości zamówienia,

4) wymagany termin realizacji: do 3 grudnia 2021r.

5) przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie się kierował następującym kryterium: 100 % cena,

6) wymagania, jakie powinni spełniać Wykonawcy w zakresie dokumentów lub oświadczeń:

• o realizację przedmiotowego zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał co najmniej dwa zamówienia polegające na uporządkowaniu co najmniej 8 metrów bieżących materiałów archiwalnych (kat. A) każde zamówienie.
• W celu potwierdzenia spełnienia ww. warunków proszę o złożenie wraz z ofertą wykazu wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, podaniem: ich wartości, przedmiotu (ilości i kategorii), dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączenie dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie.

7) Istotne postanowienia umowy stanowią załącznik nr 2 do zaproszenia,

8) sposób przygotowania oferty cenowej: ofertę należy złożyć w formie pisemnej, podpisaną przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy i przekazać:

• osobiście: poprzez złożenie w pok. Nr 2 Kancelaria w Starostwie Powiatowym w Białymstoku, ul. Borsucza 2;
• drogą pocztową na adres: Starostwo Powiatowe w Białymstoku, ul. Borsucza 2, 15-569 Białystok,
• e-mail: przetargi@st.bialystok.wrotapodlasia.pl

z dopiskiem: „Oferta na archiwizację materiałów archiwalnych (kat. A) znajdujących się na stanie Wydziału Geodezji, Katastru i Nieruchomości w Starostwie Powiatowym w Białymstoku”.

9) osoba upoważniona do kontaktu z Wykonawcami to Renata Zimnoch, tel. 857403976, e-mail: zimnoch@st.bialystok.wrotapodlasia.pl

Ofertę cenową proszę złożyć według przekazanego Państwu formularza (załącznik nr 1 do zaproszenia), w terminie do dnia 18 sierpnia 2021r.

Podpisała:

Joanna Kondzior – Sekretarz Powiatu

Załączniki:

• formularz oferty cenowej
• istotne postanowienia umowy

Zamawiający dokona wyboru oferty Wykonawcy w oparciu o kryterium wyboru oferty. Niniejsze zaproszenie do składania ofert nie stanowi zobowiązania Starostwa Powiatowego w Białymstoku do zawarcia umowy.