Dane zgromadzone w prowadzonych w Starostwie Powiatowym w Białymstoku rejestrach publicznych udostępnia się podmiotom publicznym oraz podmiotom niepublicznym realizującym zadania publiczne na podstawie odrębnych przepisów bądź na skutek powierzenia lub zlecenia ich realizacji przez podmiot publiczny - wyłącznie do realizacji tychże zadań publicznych.

Dane udostępnia Starosta Powiatu ( lub osoba upoważniona ) na wniosek spełniający wymagania określone w § 2 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 27 września 2005r. w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych
w rejestrze publicznym (Dz.U. Nr 205, poz. 1692). Zgodny ze wzorem druk wniosku do wypełnienia (w formacie .doc) jest dostępny
w Biuletynie Informacji Publicznej Starostwa Powiatowego w Białymstoku (BIP) oraz w kancelarii ogólnej Starostwa (parter pokój nr 10). Wersja elektroniczna wzoru wniosku jest dostępna w BIP na stronie podmiotowej ministra właściwego do spraw informatyzacji.

Wnioski można składać:

• w formie tradycyjnej – pocztą lub osobiście w siedzibie Starostwa w kancelarii ogólnej,
• w formie elektronicznej – poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą Starostwa, której adres jest dostępny w BIP Starostwa.

Dane udostępnia się na warunkach, w sposób, w zakresie i w terminie określonym w przepisach, na których podstawie rejestr jest prowadzony, a jeżeli przepisy te nie określają terminu – dane udostępnia się nie później niż w ciągu 14 dni od dnia doręczenia wniosku o ich udostępnienie. Dane udostępnia się w formie papierowej lub na nośnikach elektronicznych (dyskietka, CD). Dane w formie elektronicznej na w/w nośnikach udostępnia się w formatach : .doc, .docx, .rtf, ,.xls, .pdf, .jpg.

Podmiot, któremu udostępniono dane zgromadzone w rejestrze, zabezpiecza otrzymane dane przed dostępem osób nieupoważnionych lub nieuprawnioną zmianą ich zawartości oraz przed ich wykorzystaniem niezgodnym z celem, dla którego zostały uzyskane, odpowiada za bezpieczeństwo i integralność uzyskanych danych. Podmiot ten jest zobowiązany posiadać zabezpieczenia techniczne i organizacyjne gwarantujące ochronę udostępnionych danych w w/w aspektach.

Warunki zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych w podmiocie wnioskującym - niezbędne do uzyskania dostępu do danych osobowych zgromadzonych  w rejestrze publicznym prowadzonym w Starostwie Powiatowym w Białymstoku - to posiadanie obowiązującej i aktualnej dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednie do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną - opracowanej zgodnie z wymaganiami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. Nr 100, poz. 1024).