Białystok, 2023-11-30

SP.7040.52.2023   

ZAPYTANIE OFERTOWE
na świadczenie usług stwierdzenia zgonu i jego przyczyny oraz wystawienia karty zgonu osobom zmarłym na terenie powiatu białostockiego

Postępowanie nie podlega procedurom określonym w ustawie z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.) ze względu na fakt, że szacunkowa wartość zamówienia nie przekracza 130 000,00 zł.

I. Nazwa i adres Zamawiającego:
Powiat Białostocki
ul. Borsucza 2, 15-569 Białystok
tel: 85 740 39 51; fax: 85 740 39 82; e-mail: starostwo@st.bialystok.wrotapodlasia.pl

II. Opis przedmiotu zamówienia:
1.    Przedmiotem zamówienia jest wyłonienie Wykonawcy na świadczenie usługi polegającej na stwierdzeniu zgonu i jego przyczyny oraz wystawieniu karty zgonu, wyłącznie w sytuacjach przewidzianych przepisami art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (Dz. U. z 2023 r. poz. 887 ze zm.) oraz § 3 Rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 3 sierpnia   1961 r. w sprawie stwierdzenia zgonu i jego przyczyny (Dz. U. z 1961 r. Nr 39,  poz. 202).
2.    Usługa dotyczy wyłącznie sytuacji kiedy do stwierdzenia zgonu, ustalenia jego przyczyny oraz wystawienia karty zgonu nie są zobowiązane osoby wymienione   w ustawie i rozporządzeniu, o których mowa w pkt 1.

III. Istotne warunki realizacji zadania:
1.    Realizacja usługi następuje w przypadku, gdy funkcjonariusz Policji/Prokurator będący w miejscu zdarzenia, w którym znajdują się zwłoki lub podejmie informację o potrzebie stwierdzenia zgonu i nie będzie mógł ustalić lekarza podstawowej opieki zdrowotnej sprawującego opiekę medyczną nad zmarłym lub lekarza leczącego chorego w ostatniej chorobie, odpowiadającego za stwierdzenie zgonu.
2.    Na uzasadnione telefoniczne wezwanie funkcjonariusza Policji/Prokuratora Wykonawca zobowiązany będzie, w czasie nie dłuższym niż trzy godziny od powiadomienia, udać się własnym środkiem transportu na miejsce zdarzenia, dokonać oględzin zwłok, ustalić przyczynę zgonu oraz wystawić kartę zgonu.
IV. Opis wymagań stawianych wykonawcy
O udzielenie zamówienia może ubiegać się wyłącznie Wykonawca, który spełnia jeden  z poniższych warunków:
1)    Posiada status podmiotu leczniczego o którym mowa w art. 4 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (Dz. U. z 2023 r., poz. 991 ze zm.) i zapewni całodobowy dyżur lekarza, który wykona czynności będące przedmiotem zamówienia.
2)    Posiada prawo wykonywania zawodu lekarza na terenie kraju, prowadzi działalność gospodarczą, o której mowa w art. 5 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej oraz zapewni całodobowe wykonywanie czynności będących przedmiotem zamówienia.

V. Termin wykonania zamówienia
Usługa będzie realizowana całą dobę we wszystkie dni tygodnia, od 01 stycznia 2024 r.  do 31 grudnia 2024 r. z zastrzeżeniem skrócenia tego terminu w przypadku wejścia w życie nowych przepisów prawa w sprawie organizacji usług koronera i przejęcia wykonania tego zadania przez inny podmiot.

VI. Sposób przygotowania oraz miejsce i termin składania ofert
1.    Ofertę należy sporządzić na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania.
2.    Oferta musi być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy.
3.    Cenę wykonania usługi i pozostałych kosztów należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
4.    Każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
5.    Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego.
6.    Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z opracowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania.
7.    Ofertę należy umieścić w zaklejonej kopercie oznaczonej nazwą i adresem Zamawiającego i opisanej: Oferta na „Świadczenie usług stwierdzenia zgonu i jego przyczyny oraz wystawienia karty zgonu osobom zmarłym na terenie powiatu białostockiego”.
8.    Oferty wraz z załącznikami należy złożyć w terminie do dnia 08.12.2023 r. w Kancelarii Ogólnej w Starostwie Powiatowym w Białymstoku, ul. Borsucza 2, 15-596 Białystok, w godzinach pracy Urzędu. W przypadku przesłania oferty pocztą o zachowaniu terminu decyduje data wpływu oferty do Urzędu. Nie będą przyjmowane oferty przesłane drogą elektroniczną lub faksem.
9.    Ostateczną decyzję o wyborze najkorzystniejszej oferty podejmie Zamawiający nie później niż w terminie 7 dni od daty zakończenia składania ofert.

VII. Ocena ofert
1.    Jedynym kryterium oceny propozycji ofertowej jest cena jednostkowa zamówienia (wartość brutto wyrażona w zł)
- Cena – 100%
2.    Określona przez Wykonawcę cena zawiera wszystkie koszty, wydatki, opłaty, inne składniki związane z realizacją zadania, które są i mogą być wymagane przy i w związku z jego wykonaniem.
3.    Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę (tj. ofertę z najniższą ceną) wynikającą z przyjętego kryterium oraz będzie odpowiadać wszystkim wymogom postawionym w zapytaniu ofertowym.
4.    Wykonawca w terminie do 7 dni od daty powiadomienia o wyborze oferty zobowiązany jest do zawarcia umowy zgodnej z załączonym wzorem i na warunkach złożonej oferty.
5.    Zamawiający zastrzega prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

VIII. Dodatkowe informacje
Dodatkowych informacji udziela: Monika Wiszniewska, podinspektor w Wydziale Spraw Społecznych i Zarządzania Kryzysowego Starostwa Powiatowego w Białymstoku,  tel. 85 740 39 81, e-mail: m.wiszniewska@st.bialystok.wrotapodlasia.pl

IX. Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych
Zgodnie z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 2016 r.) zwanego RODO, informuję, że:
1. Administrator danych osobowych
Administratorem Państwa danych osobowych jest Starosta Powiatu Białostockiego, ul. Borsucza 2, 15-569 Białystok, kontakt z Administratorem możliwy jest w następujący sposób:
1) listownie na adres: ul. Borsucza 2, 15-569 Białystok
2) poprzez e-mail: starostwo@st.bialystok.wrotapodlasia.pl
2) telefonicznie: 85 740-39-51

2. Inspektor ochrony danych
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować w sprawach związanych z ochroną danych osobowych, w następujący sposób:
1) listownie na adres: ul. Borsucza 2, 15-569 Białystok
2) poprzez e-mail: m.falkowski@st.bialystok.wrotapodlasia.pl
3) telefonicznie: 85 740-39-97

3. Cele przetwarzania danych osobowych i podstawa prawna
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu zawarcia umowy na podstawie złożonej oferty oraz na podstawie art. 6. ust. 1 lit. a (w zakresie wskazanym w ofercie) w celu dokonania oceny oferty (np. kwalifikacje i doświadczenie oferenta) lub ułatwienia kontaktu z oferentem. Następnie Państwa dane osobowe będą przechowywane w celu wypełnienia obowiązku archiwizacji dokumentów wynikającego   z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.



4. Okres przechowywania danych osobowych
Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa dotyczących archiwizacji tj. przez okres 5 lat.


5. Odbiorcy danych osobowych
Dane osobowe mogą być ujawniane wykonawcom oraz osobom zainteresowanym (np. dostęp do informacji publicznej) a także podmiotom przetwarzającym dane na podstawie zawartych umów powiązanych z przedmiotem niniejszego postpowania.
Administrator w granicach przepisów prawa zapewni poszanowanie prywatności dla osób, których dane zostały zawarte w ofercie.

6. Przysługujące państwu uprawnienia
Posiada Pani/Pan prawo dostępu do danych, prawo do sprostowania danych (co nie może skutkować zmianą wyniku postępowania oraz zmianą postanowień umowy), sprzeciwu wobec przetwarzania, ich usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
Prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

7. Informacja o wymogu dobrowolności podania danych
Podanie danych jest dobrowolne. Jednak ich niepodanie skutkować może uznaniem oferty za nieważną, może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny spełniania warunków udziału  w postpowaniu oraz zdolności Wykonawcy do należnego wykonania zamówienia, co spowoduje wykluczenie Wykonawcy z postępowania lub odrzucenie jego oferty.

8. Pozostałe informacje
W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.

Administrator Danych
Starosta Powiatu Białostockiego





Wykaz załączników:
Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy
Załącznik nr 2 - Projekt umowy



Podpisał: Jan Bolesław Perkowski - Starosta