Białystok, 2023-11-30

SP.7040.51.2023   

ZAPYTANIE OFERTOWE
na świadczenie usługi polegającej na przewozie zwłok osób zmarłych lub zabitych
w miejscach publicznych na terenie powiatu białostockiego

Podstawa prawna przedmiotu zamówienia: art. 13 ustawy z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach        i chowaniu zmarłych (Dz. U. z 2023 r., poz. 887 ze zm.).

I. Nazwa i adres Zamawiającego:
Powiat Białostocki
ul. Borsucza 2, 15-569 Białystok
tel: 85 740 39 51; fax: 85 740 39 82; e-mail: starostwo@st.bialystok.wrotapodlasia.pl

II. Tryb udzielenia zamówienia
Postępowanie nie podlega procedurom określonym w ustawie z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.) ze względu na fakt, że szacunkowa wartość zamówienia nie przekracza 130 000,00 zł.

III. Opis przedmiotu zamówienia:
1.    Przedmiotem zamówienia jest wyłonienie Wykonawcy na świadczenie usługi przewozu zwłok osób zmarłych lub zabitych w miejscach publicznych na obszarze powiatu białostockiego do prosektorium Zakładu Medycyny Sądowej w Białymstoku lub do najbliższego szpitala mającego prosektorium wg wskazania Policji lub Prokuratury, na podstawie każdorazowej pisemnej dyspozycji wydanej przez uprawniony podmiot, celem ustalenia przyczyny zgonu.
2.    Wykonawca zobowiązany jest do pełnienia całodobowego dyżuru telefonicznego i gotowości do usługi przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.
3.    Rozpoczęcie świadczenia usługi (przysłanie samochodu wraz z obsługą) oraz transport zwłok z miejsca wskazanego należy rozpocząć niezwłocznie na każde wezwanie osób uprawnionych (Policji, Prokuratury), nie później niż w ciągu dwóch godzin od chwili wezwania.
4.    Ilość zleceń będzie uzależniona od liczby zdarzeń na terenie powiatu białostockiego. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o brak zleceń.
5.    Wykonawca ma obowiązek informowania Wydział Spraw Społecznych i Zarządzania Kryzysowego Starostwa Powiatowego w Białymstoku o otrzymanych zleceniach na przewóz zwłok.
6.    Wykonawca zabezpieczy personel i środki techniczne niezbędne do prawidłowego wykonania zamówienia.
7.    Wykonawca zobowiązuje się do:
1) Przewozu zwłok w jednorazowych foliowych pokrowcach przystosowanych do tego celu oraz trumnach transportowych, zapewniając właściwą i godną obsługę osób zmarłych.
2) Pełnej dyspozycyjności i bieżącego dostarczania Policji/Prokuratury aktualnych grafików z telefonami osób dyżurujących.
8.    Przewóz zwłok i szczątków ludzkich musi odbywać się przy wykorzystaniu środków transportu przewidzianych w tym celu, w warunkach zapewniających odpowiednie sanitarne i techniczne bezpieczeństwo przewozu, ochronę życia i zdrowia ludzi oraz poszanowanie zwłok i szczątków ludzkich. Do przewozu zwłok i szczątków ludzkich transportem drogowym mogą być wykorzystywane wyłącznie pojazdy spełniające wymogi określone         w § 4 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 27 grudnia 2007 r. w sprawie wydawania pozwoleń i zaświadczeń na przewóz zwłok i szczątków ludzkich (Dz. U. z 2007 r. Nr 249, poz. 1866):
1) Środek transportu drogowego przeznaczony do przewozu zwłok i szczątków ludzkich    powinien spełniać następujące wymagania techniczne i sanitarne:
a)    być trwale oznakowany w sposób wskazujący na jego przeznaczenie,
b)    posiadać kabinę kierowcy odizolowaną od części przeznaczonej na umieszczenie zwłok albo szczątków ludzkich,
c)    posiadać zabezpieczenie przed przesuwaniem się trumny lub pojemnika na zwłoki albo szczątki ludzkie podczas przewozu,
d)    posiadać podłogę w części przeznaczonej na umieszczenie trumny lub pojemnika na zwłoki albo szczątki ludzkie, wykonaną z materiałów łatwo zmywalnych i odpornych na działanie środków dezynfekujących,
e)    posiadać wydzielone miejsce na przechowywanie środków dezynfekcyjnych, sprzętu myjąco-czyszczącego oraz jednorazowych rękawic ochronnych.
2) Nie dopuszcza się montażu miejsc siedzących w części przeznaczonej na umieszczenie zwłok albo szczątków ludzkich.
3) Po każdorazowym przewiezieniu zwłok albo szczątków ludzkich należy przeprowadzić dezynfekcję środka transportu w części przeznaczonej na ich umieszczenie.
4) Do dezynfekcji należy stosować preparaty o działaniu bakteriobójczym, wirusobójczym     i grzybobójczym.
5) Zabrania się zewnętrznego mycia środka transportu drogowego przeznaczonego do przewozu zwłok i szczątków ludzkich w miejscach przypadkowych oraz prowizorycznie zorganizowanych myjniach.
6) Środek transportu drogowego powinien być zarejestrowany jako pojazd specjalny zgodnie z przepisami o ruchu drogowym.

IV. Termin realizacji zamówienia
Przedmiot zamówienia obejmuje ciągłe wykonywanie usługi od dnia 01 stycznia 2024 r.                        do 31 grudnia 2024 r. z zastrzeżeniem skrócenia tego terminu w przypadku wejścia w życie nowych przepisów prawa w zakresie wykonywania przedmiotu umowy i przejęcia wykonania tego zadania przez inny podmiot.

V. Kryterium wyboru oferty – cena 100% (cena brutto za jednorazowy przewóz zwłok)
1.    Zamawiający wybierze ofertę z najniższą ceną.
2.    Cena powinna zawierać wszelkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia.
3.    Wszelkie rozliczenia między Zamawiającym, a Wykonawcą odbywać się będą w złotych polskich.
4.    Zamawiający zastrzega prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

VI. Opis sposobu przygotowania oferty
1.    Zamawiający wymaga, aby oferta zawierała:
1) Wypełniony Formularz ofertowy, stanowiący załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
2) Kserokopię dokumentu uprawniającego do prowadzenia działalności pozwalającej na realizację przedmiotu zamówienia (aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert).
2.    Formularz ofertowy i załączniki muszą być sporządzone w języku polskim, pismem czytelnym i zawierać wszelkie informacje oraz dane w nich zawarte.
3.    Formularz ofertowy i załączniki muszą być podpisane przez osobę lub osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy na zewnątrz. Podpis powinien być sporządzony w sposób umożliwiający jego identyfikację np. złożony wraz z imienną pieczątką lub czytelny. Jeżeli   z dokumentu określającego status prawny Wykonawcy lub pełnomocnictwa wynika, iż do reprezentowania Wykonawcy upoważnionych jest łącznie kilka osób, dokumenty wchodzące w skład oferty muszą być podpisane przez te osoby.
4.    Zaoferowana cena powinna być ceną brutto i zawierać wszystkie koszty niezbędne do świadczenia usługi. Cenę należy podać dla jednego przewozu. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę i zaproponować tylko jedną cenę.
5.    Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca.
6.    Ofertę należy umieścić w zaklejonej kopercie oznaczonej nazwą i adresem Zamawiającego     i opisanej: Oferta na „Przewóz zwłok osób zmarłych lub zabitych w miejscach publicznych na terenie powiatu białostockiego”.

VII. Termin i miejsce składania ofert
Oferty wraz z załącznikami należy złożyć w terminie do dnia 08.12.2023 r. w Kancelarii Ogólnej        w Starostwie Powiatowym w Białymstoku, ul. Borsucza 2, 15-596 Białystok, w godzinach pracy Urzędu. W przypadku przesłania oferty pocztą o zachowaniu terminu decyduje data wpływu oferty do Urzędu. Nie będą przyjmowane oferty przesłane drogą elektroniczną lub faksem.

VIII. Termin i wybór ofert
Ostateczną decyzję o wyborze najkorzystniejszej oferty podejmie Zamawiający nie później niż            w terminie 7 dni od daty zakończenia składania ofert.

IX. Osoby po stronie Zamawiającego uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami
1.    Osobą uprawnioną do kontaktowania się z Wykonawcami i udzielania wyjaśnień dotyczących postępowania jest: Monika Wiszniewska – podinspektor w Wydziale Spraw Społecznych          i Zarządzania Kryzysowego w Starostwie Powiatowym w Białymstoku, tel. 85 740 39 81,      e-mail: m.wiszniewska@st.bialystok.wrotapodlasia.pl
2.    Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie istotnych warunków udzielenia zamówienia w godzinach pracy tj.: poniedziałek 8:00-16:00, wtorek – piątek          7:30-15:30.
X. Okres związania ofertą
Ustala się, że składający ofertę pozostaje nią związany przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
Oferta złożona w niniejszym postępowaniu przestaje wiązać przed upływem 30-dniowego terminu    z chwilą zawarcia umowy.

XI. Dodatkowe informacje
1.    Na świadczenie usługi zostanie zawarta umowa zgodnie z załączonym wzorem umowy – załącznik nr 2 do zapytania ofertowego.
2.    O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi wszystkich Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia.
3.    Zamawiający zawrze umowę z wybranym Wykonawcą po przekazaniu zawiadomienia              o wyborze Wykonawcy, ale nie później, niż w terminie związania oferty.
4.    Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
5.    W niniejszym postępowaniu nie przysługują Wykonawcom środki ochrony prawnej określone w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych.
6.    W uzasadnionych okolicznościach Zamawiający dopuszcza unieważnienia postępowania.

XII. Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych
Zgodnie z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 2016 r.) zwanego RODO, informuję, że:
1. Administrator danych osobowych
Administratorem Państwa danych osobowych jest Starosta Powiatu Białostockiego, ul. Borsucza 2, 15-569 Białystok, kontakt z Administratorem możliwy jest w następujący sposób:
1) listownie na adres: ul. Borsucza 2, 15-569 Białystok
2) poprzez e-mail: starostwo@st.bialystok.wrotapodlasia.pl
2) telefonicznie: 85 740-39-51

2. Inspektor ochrony danych
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować      w sprawach związanych z ochroną danych osobowych, w następujący sposób:
1) listownie na adres: ul. Borsucza 2, 15-569 Białystok
2) poprzez e-mail: m.falkowski@st.bialystok.wrotapodlasia.pl
3) telefonicznie: 85 740-39-97

3. Cele przetwarzania danych osobowych i podstawa prawna
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu zawarcia umowy na podstawie złożonej oferty oraz na podstawie art. 6. ust. 1 lit. a (w zakresie wskazanym      w ofercie) w celu dokonania oceny oferty (np. kwalifikacje i doświadczenie oferenta) lub ułatwienia kontaktu z oferentem. Następnie Państwa dane osobowe będą przechowywane w celu wypełnienia obowiązku archiwizacji dokumentów wynikającego z ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

4. Okres przechowywania danych osobowych
Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa dotyczących archiwizacji tj. przez okres 5 lat.

5. Odbiorcy danych osobowych
Dane osobowe mogą być ujawniane wykonawcom oraz osobom zainteresowanym (np. dostęp do informacji publicznej) a także podmiotom przetwarzającym dane na podstawie zawartych umów powiązanych z przedmiotem niniejszego postpowania.
Administrator w granicach przepisów prawa zapewni poszanowanie prywatności dla osób, których dane zostały zawarte w ofercie.

6. Przysługujące państwu uprawnienia
Posiada Pani/Pan prawo dostępu do danych, prawo do sprostowania danych (co nie może skutkować zmianą wyniku postępowania oraz zmianą postanowień umowy), sprzeciwu wobec przetwarzania, ich usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
Prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

7. Informacja o wymogu dobrowolności podania danych
Podanie danych jest dobrowolne. Jednak ich niepodanie skutkować może uznaniem oferty za nieważną, może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny spełniania warunków udziału  w postpowaniu oraz zdolności Wykonawcy do należnego wykonania zamówienia, co spowoduje wykluczenie Wykonawcy z postępowania lub odrzucenie jego oferty.

8. Pozostałe informacje
W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.

Administrator Danych
Starosta Powiatu Białostockiego





Wykaz załączników:
Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy
Załącznik nr 2 - Projekt umowy


Podpisał: Jan Bolesław Perkowski - Starosta