Białystok, dnia 25.11.2019r.

OR.272.22.2019                                                                              

  Uczestnicy postępowania

 

dotyczy: postępowania na świadczenie usług pocztowych na potrzeby Starostwa Powiatowego w Białymstoku.

Zamawiający udziela odpowiedzi na zadane w postępowaniu pytania:

 

Pytanie 1: „Zamawiający w Załączniku nr 1 do ogłoszenia w ust. 7, określa:

„7. Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich dostarczenia przez Zamawiającego do Wykonawcy”.

Czy ze względu na wewnętrzne regulacje oraz zapisy regulaminu usługi obowiązującego u Wykonawcy, Zamawiający dopuszcza wprowadzenie wskazanego zapisu w następującym brzmieniu: „nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich przekazania przez Zamawiającego. W przypadku zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek, Wykonawca wyjaśnia je z Zamawiającym. Przy braku możliwości ich wyjaśnienia z Zamawiającym lub ich usunięcia w dniu ich nadania, nadanie takich przesyłek nastąpi w następnym dniu roboczym lub w dniu usunięcia zastrzeżeń"?”

 

Odpowiedź: Zamawiający dopuszcza wprowadzenie zapisu w następującym brzmieniu: „nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich przekazania przez Zamawiającego. W przypadku zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek, Wykonawca wyjaśnia je z Zamawiającym. Przy braku możliwości ich wyjaśnienia z Zamawiającym lub ich usunięcia w dniu ich nadania, nadanie takich przesyłek nastąpi w następnym dniu roboczym lub w dniu usunięcia zastrzeżeń."

 

Pytanie 2: Zamawiający w Załączniku nr 5 do Ogłoszenia Istotne Postanowienia Umowy w § 7 ust. 1 i 5. określa:

„1. Zapłata należności następować będzie przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w fakturze wystawionej w terminie 7 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego, w terminie do 21 dni od daty wystawienia faktury VAT, którą Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć najpóźniej w terminie 7 dni od daty wystawienia.”

„5. Za nieterminowe regulowanie należności Wykonawca naliczać będzie odsetki w wysokości ustawowej, przy czym bieg terminu rozpoczyna się po upływie 14 dni od dnia faktycznego doręczenia prawidłowej faktury VAT.”

Wykonawca informuje, iż nie posiada systemu fakturującego umożliwiającego naliczania terminu płatności w dwóch sposobach. W związku z tym sugerujemy usunięcie zapisu: którą Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć najpóźniej w terminie 7 dni od daty wystawienia.

Jednocześnie Wykonawca proponuje przesyłanie faktur drogą elektroniczną w formacie PDF na wskazany przez Zamawiającego adres mailowy. Zautomatyzowane przetwarzanie faktur ujednolica daty wystawienia i otrzymania faktury jak również przynosi wiele korzyści, które powodują, że: 

• zmniejsza się liczba zgubionych faktur,
• zwiększa się płynność finansowa,
• jest krótszy czas akceptacji,
• dane są lepszej jakości,
• występują mniejsze nakłady pracy oraz niższe koszty administracyjne,
• jest mniej zduplikowanych faktur.

W związku z powyższym Wykonawca wnosi o wyrażenie zgody na zastosowanie powyższego rozwiązania oraz przekazanie adresu mailowego na który będą przesyłane faktury VAT.

 

Odpowiedź: Zamawiający wyraża zgodę na wysyłanie faktur elektronicznie i w związku z tym zmienia zapisy Załącznika nr 5 do Ogłoszenia Istotne Postanowienia Umowy w § 7 ust. 1:

1. Zapłata należności następować będzie przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w fakturze wystawionej w terminie 7 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego, w terminie do 21 dni od daty wystawienia faktury VAT, którą Wykonawca zobowiązany jest wysłać na adres mailowy: faktury@st.bialystok.wrotapodlasia.pl ”

 

Powyższe zapisy stanowią integralną część ogłoszenia o zamówieniu wraz z załącznikami i należy je uwzględnić przy sporządzaniu oferty.

 

Podpisała:

Joanna Kondzior – Sekretarz Powiatu