Białystok, 2017.11.06

OR.272.12.2017

ODPOWIEDZI  NA  ZAPYTANIA

dotyczy: postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na dostawę energii elektrycznej

            Na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z dnia 24 sierpnia 2017 r. poz. 1579), Zamawiający udziela odpowiedzi na zgłoszone w postępowaniu pytania:

Pytanie Nr 1:

Zwracamy się z zapytaniem czy Zamawiający przekaże niezbędne dane w wersji elektronicznej Excel oraz dokumenty do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy najpóźniej w dniu podpisania umowy? Dokument zawierający niezbędne dane stanowić będzie również załącznik do umowy.

Wyłoniony Wykonawca będzie potrzebował do przeprowadzenia zmiany sprzedawcy:

a) danych dla każdego punktu poboru:

- nazwa i adres firmy;

- opis punktu poboru;

- adres punktu poboru (miejscowość, ulica, numer lokalu, kod, gmina);

- grupa taryfowa ;

- planowane roczne zużycie energii;

- numer licznika;

- Operator Systemu Dystrybucyjnego;

- nazwa dotychczasowego Sprzedawcy;

- numer aktualnie obowiązującej umowy;

- data zawarcia oraz okres wypowiedzenia dotychczasowej umowy;

- numer ewidencyjny PPE;

- czy jest to pierwsza czy kolejna zmiana sprzedawcy;

b) dokumentów dla każdej jednostki objętej postępowaniem:

- pełnomocnictwo do zgłoszenia umowy;

- dokument nadania numeru NIP;

- dokument nadania numeru REGON;

- KRS lub inny dokument na podstawie którego działa dana jednostka;

- dokument potwierdzający umocowanie danej osoby do podpisania umowy sprzedaży energii elektrycznej oraz pełnomocnictwa.

Jednocześnie informujemy, że OSD może odrzucić zgłoszenia umów sprzedaży zawierające błędne dane skutkiem czego może być konieczność zakupu energii przez Zamawiającego od tzw. sprzedawcy rezerwowego, o którym mowa w art. 5 ust. 2a pkt 1 lit b) ustawy Prawo energetyczne. 

Odpowiedź:

Zamawiający informuje, iż przekaże Wykonawcy wyłonionemu w postepowaniu przetargowym niezbędne dane w wersji elektronicznej Excel oraz dokumenty do przeprowadzenia procedury zmiany sprzedawcy najpóźniej w dniu podpisania umowy.

Pytanie nr 2:

Czy Zamawiający udzieli Wykonawcy stosownego pełnomocnictwa do zgłoszenia w imieniu Zamawiającego zawartej umowy sprzedaży energii elektrycznej do OSD oraz wykonania czynności niezbędnych do przeprowadzenia procesu zmiany sprzedawcy u OSD wg wzoru stosowanego powszechnie przez Wykonawcę? W przypadku braku zgody na powyższe prosimy o wyjaśnienie czy Zamawiający ponosił będzie odpowiedzialność za treść przedstawionego wzoru pełnomocnictwa i za jego ewentualne zakwestionowanie przez OSD?

Odpowiedź:

Zamawiający wyjaśnia, że potrzeba udzielenia stosowanego pełnomocnictwa i treść tego pełnomocnictwa będzie analizowana i weryfikowana po przeprowadzeniu przedmiotowego postępowania przetargowego wobec obowiązujących zasad u Wykonawcy z którym będzie podpisywana umowa.

Pytanie nr 3:

Wykonawca zwraca się z prośbą o udzielenie następujących informacji:

a) Czy Zamawiający posiada aktualnie umowy kompleksowe czy rozdzielone na umowę sprzedaży energii elektrycznej i umowę na świadczenie usług dystrybucji

b) Czy umowy dystrybucyjne (jeśli zamawiający posiada rozdzielone umowy) zawarte są na czas określony czy nieokreślony?

c) Jaki jest okres wypowiedzenia obowiązujących umów kompleksowych/ umów sprzedaży energii elektrycznej.

f) Czy Zamawiający samodzielnie wypowie obowiązujące umowy w terminach pozwalających na skuteczne przeprowadzenie procesu zmiany sprzedawcy czy też upoważni do tej czynności Wykonawcę?

g) Czy Zamawiający samodzielnie zawrze umowę o świadczenie usług dystrybucji w przypadku punktów poboru, dla których obowiązywały dotychczas umowy kompleksowe oraz w przypadku punktów poboru, dla których umowa dystrybucyjna została zawarta na czas określony, w termie umożliwiającym skuteczne przeprowadzenie procedury zmiany sprzedawcy ?

Odpowiedź:

We wszystkich punktach poboru energii elektrycznej wymienionych w załączniku Nr 1 do SIWZ, za wyjątkiem punktu poboru zlokalizowanego w Supraślu, w budynku przy ul. Białostockiej 40, jednostki posiadają rozdzielone umowy na umowę sprzedaży energii eklektycznej i umowę na świadczenie usług dystrybucji. Są to umowy zawarte na czas określony, które wygasają z dniem 31 grudnia 2017 roku. Z kolei, co do punktu poboru energii elektrycznej znajdującego się w Supraślu, w budynku przy ul. Białostockiej 40 obowiązuje umowa kompleksowa, która aktualnie została wypowiedziana i przewidywana data wygaśnięcia tej umowy to 31 grudnia 2017 roku.

            Jednocześnie, Zamawiający informuje, iż zarówno w odniesieniu do umowy o świadczenie usługi dystrybucji w przypadku punktu poboru, dla którego obowiązywała dotychczas umowa kompleksowa (Supraśl, ul. Białostocka 40) jak i w przypadku punktów poboru, dla których umowy dystrybucyjni zawarte zostały na czas określony –  wszystkie jednostki samodzielnie będą zawierać te umowy.

Pytanie nr 4

Załącznik nr 7 do SIWZ- umowa § 4 ust.2 Czy Zamawiający samodzielnie kontrolował będzie wydatkowanie środków przeznaczonych na sfinansowanie zamówienia w sposób umożliwiający rozliczenie z tytułu faktycznie pobranej energii przed wykorzystaniem ww. środków?

Odpowiedź:

Zamawiający samodzielnie będzie kontrolował wydatkowanie środków przeznaczonych na sfinansowanie zamówienia w sposób umożliwiający rozliczenie z tytułu faktycznie pobranej energii przed wykorzystaniem ww. środków.

Pytanie nr 5:

Załącznik nr 7 do SIWZ- umowa § 6 ust.3 Wykonawca zwraca się z prośbą o doprecyzowanie przedmiotowego zapisu poprzez określenie, iż Zamawiający może zwiększyć ilość punktów poboru energii elektrycznej (PPE) lub zmienić taryfę danego punktu, jedynie w obrębie tych grup taryfowych, które zostały określone i wycenione w ofercie. Punkty z innych grup taryfowych nieujętych w ofercie będą oznaczały zmianę przedmiotu zamówienia. Z uwagi na powyższe Wykonawca zwraca się z prośbą o dodanie następującego zapisu: „Zwiększenie punktów poboru lub zmiana grupy taryfowej możliwe jest jedynie w obrębie grup taryfowych, które zostały ujęte w SIWZ oraz wycenione w Formularzu Ofertowym Wykonawcy.”

Odpowiedź:

Zamawiający informuje, iż § 6 ust. 3 istotnych postanowień umowy  (załącznik do 7 do SIWZ) otrzymuje nowe brzmienie o następujące treści:

Wartość (przewidywane wynagrodzenie Wykonawcy) określona w § 4 ust. 2 umowy może ulec zmianie  w przypadku zmiany ilości punktów poboru energii elektrycznej (zgłoszenia nowego punktu poboru energii elektrycznej lub rezygnacji ze wskazanego wcześniej punktu poboru). Zwiększenie punktów poboru lub zmiana grupy taryfowej możliwe jest jedynie w obrębie grup taryfowych, które zostały ujęte w SIWZ oraz wycenione w Formularzu Ofertowym Wykonawcy.

Pytanie nr 6:

Załącznik nr 7 do SIWZ- umowa §8 ust. 6 Zwracamy się z prośbą o określenie, iż w razie naliczenia kar umownych, Odbiorca każdorazowo wystawi Sprzedawcy notę obciążeniową.

Informujemy, że kary umowne nie podlegają opodatkowaniu VAT, a w związku z tym, w celu ich udokumentowania nie wystawia się faktur VAT. Dla celów rachunkowych zarówno otrzymanie kary umownej, jak i jej zapłata kwalifikowane są do pozostałej działalności operacyjnej jednostki. Jak bowiem wynika z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g) ustawy o rachunkowości, przez pozostałe koszty i pozostałe przychody operacyjne rozumie się koszty i przychody związane m.in. z odszkodowaniami i karami. Kary te należy ująć w księgach rachunkowych, a odpowiednią formą ich udokumentowania jest nota obciążeniowa. Ponadto informujemy, że ze względu na sposób działania systemu bilingowego, Wykonawca nie ma możliwości rozliczenia naliczonej kary umownej po jej automatycznym potrąceniu.

Odpowiedź:

Zamawiający informuje, iż § 8 ust. 6 istotnych postanowień umowy  (załącznik do 7 do SIWZ) otrzymuje nowe brzmienie o następujące treści:

W przypadku naliczenia kar umowy, kary te zostaną rozliczone na postawie not obciążeniowych.

Pytanie nr 7:

Zwracamy się z zapytaniem czy Zamawiający dopuści zawarcie umowy drogą korespondencyjną?

Odpowiedź:

Zamawiający informuje, iż po podpisaniu umowy przez Zamawiającego dopuszcza się możliwość przekazania umowy droga korespondencyjną, celem jej podpisania przez Wykonawcę.

            Jednocześnie, Zamawiający wprowadza zmianę do § 8 ust. 4 i 5 istotnych postanowień umowy  (załącznik do 7 do SIWZ) otrzymując nowe brzmienie o następujące treści:

4. W przypadku odstąpienia od umowy z winy Zamawiającego zapłaci on Wykonawcy karę umowną w wysokości 10% wartości umowy brutto określonej w § 4 ust. 2 umowy.
5. W przypadku odstąpienia od umowy z winy Wykonawcy zapłaci on Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% wartości umowy brutto określonej w § 4 ust. 2 umowy.

Powyższe zapisy stanowią integralną część specyfikacji i należy je uwzględnić przy sporządzaniu oferty.

Podpisała:

Joanna Kondzior – Sekretarz Powiatu