Zarządzenie Nr 9/2014 z dnia 25.04.2014r.
ZARZĄDZENIE Nr 9/2014
Starosty Powiatu Białostockiego
z dnia 25 kwietnia 2014r.
w sprawie planowania i ewidencjonowania zamówień publicznych oraz realizacji zamówień publicznych o wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej
w złotych równowartości 30 tysięcy euro
Na podstawie art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2013r., poz. 595 z późn. zm.) oraz art. 44 i art. 53 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013r. poz. 885 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:
Postanowienia ogólne
§ 1.
- Udzielanie zamówień publicznych w formie zakupu dóbr, usług oraz zlecania robót budowlanych, których łączna wartość szacunkowa w danym roku budżetowym nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 30 tysięcy euro, nie podlega trybom postępowania określonym w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (p. z. p.)
- Wartość szacunkową zamówienia stanowi całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług ustalone z należytą starannością.
- Przeliczenia szacunkowej wartości zamówienia wyrażonej w złotych na euro dokonuje się według średniego kursu złotego w stosunku do euro, określonego zgodnie z postanowieniami obowiązującego rozporządzenia wydanego w tej sprawie na podstawie ustawy p. z. p.
- Zamówień określonych w ust. 1 udziela się w sposób celowy i oszczędny, z należytą starannością oraz z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.
Planowanie zamówień publicznych
§ 2.
- Sekretarz Powiatu, dyrektorzy wydziałów i koordynatorzy stanowisk samodzielnych, zwani dalej „dysponentami środków” są zobowiązani do planowania zamówień publicznych na cały rok budżetowy, każdy w zakresie planu wydatków związanych z realizacją zadań komórki organizacyjnej w ramach realizowanego odcinka Planu Finansowego (PF).
- Niezwłocznie po zatwierdzeniu PF na dany rok budżetowy dysponenci środków przekazują do pracownika komórki zamówień publicznych dane niezbędne do opracowania planu zamówień publicznych Starostwa (PZPS), obejmujące :
- wykaz rzeczowy oraz wartość szacunkową wg. klasyfikacji wydatków, tj. w ujęciu działów, rozdziałów i paragrafów w zestawieniu, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia - wszystkich zamówień publicznych przewidywanych do udzielenia w danym roku przez komórkę organizacyjną, w podziale na zamówienia o wartości szacunkowej na n/w grupy:
- nie przekraczającej 30.000 zł netto;
- mieszczącej się w przedziale powyżej 30.000 zł netto i nie przekraczającej 80.000 zł netto;
- mieszczącej się w przedziale powyżej 80.000 zł netto i nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 30 tysięcy euro;
- mieszczącej się w przedziale powyżej wyrażonej w złotych równowartości 30 tysięcy euro i nie przekraczającej wyrażonej w złotych kwoty wartości zamówień publicznych określonych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych;
- przekraczającej wyrażonej w złotych kwoty wartości zamówień publicznych określonych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
- zestawienie rzeczowe i wartościowe wg. klasyfikacji budżetowej wydatków, tj. w ujęciu działów, rozdziałów i paragrafów tych zamówień, które będą realizowane przez ich komórkę organizacyjną w ciągu roku na podstawie wcześniej zawartych i obowiązujących umów wieloletnich - zestawione wg. wzoru określonego w załączniku nr 2 do niniejszego zarządzenia.
- Planowanie zamówień związanych z administrowaniem obiektami Starostwa, utrzymaniem ciągłości jego funkcjonowania, zakupem materiałów biurowych i eksploatacyjnych, oprogramowania komputerowego oraz środków BHP koordynuje Wydział Organizacyjny.
- Skompletowane z poszczególnych komórek organizacyjnych dane pracownik komórki zamówień publicznych agreguje w skali całego roku i całego Starostwa, łącząc zamówienia zaplanowane przez różne komórki organizacyjne w grupy zamówień spełniających łącznie n/w warunki :
- ich dostępność u jednego wykonawcy/dostawcy (możliwe do zrealizowania w ramach jednej umowy z tym samym wykonawcą/możliwe do zakupienia u jednego dostawcy);
- wspólne przeznaczenie przedmiotu zamówienia (przedmioty/czynności powiązane ze sobą celowościowo/przedmiotowo).
- Zestawienie zagregowanych zamówień stanowi podstawę do sporządzenia przez pracownika komórki zamówień publicznych projektu PZPS, z podziałem zamówień na 5 grup określonych w § 2 ust. 2 pkt 1, lit. a) – d) i ust. 2.
- Kierownik Referatu Organizacyjno – Administracyjnego:
1) uzgadnia projekt PZPS z Głównym Księgowym Starostwa,
2) przedkłada uzgodniony projekt PZPS do zatwierdzenia Staroście lub upoważnionemu pracownikowi,
3) zapewnia przekazanie kopii zatwierdzonego PZPS wszystkim dysponentom środków do realizacji.
- Pracownik komórki zamówień publicznych okresowo aktualizuje PZPS uwzględniając zgłoszone przez wydziały zmiany.
Realizacja zamówień publicznych o wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 30 tysięcy euro
§ 3.
- Do udzielenia zamówienia wymagane jest :
- przy zamówieniach o wartości szacunkowej nie przekraczającej kwoty 30.000 zł; -złożenie wniosku o udzielenie zamówienia, zwanego dalej „Wnioskiem nr 1”, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia;
- przy zamówieniach o wartości szacunkowej mieszczącej się w przedziale powyżej 30.000 zł do 80.000 zł – złożenie wniosku o udzielenie zamówienia, zwanego dalej „Wnioskiem nr 2”, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia;
- przy zmówieniach o wartości szacunkowej mieszczącej się w przedziale powyżej 80.000 zł do 30 tysięcy euro – złożenie wniosku o udzielenie zamówienia, zwanego dalej „Wnioskiem nr 3”, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia.
- Pracownik zajmujący się zakupem przeprowadza rozeznanie rynku w celu wyłonienia dostawcy spełniającego możliwie w najszerszym zakresie wymagania opisane we wniosku, w szczególności bada cenę oferowaną za wykonanie przedmiotu zamówienia:
- przy zamówieniach o wartości szacunkowej nie przekraczającej kwoty 30.000 zł; rozeznanie prowadzi się ustnie, telefonicznie lub pisemnie;
- przy zamówieniach o wartości szacunkowej powyżej 30.000 zł do 80.000 zł – zapytania kieruje się do co najmniej dwóch potencjalnych wykonawców (chyba, że wykonanie przedmiotu zamówienia oferuje tylko jeden wykonawca) i kompletuje otrzymane od nich oferty; rozeznanie prowadzi się faksem, pocztą elektroniczną lub pisemnie;
- przy zamówieniach o wartości szacunkowej powyżej 80.000 zł do 30 tysięcy euro:
a) zapytanie na piśmie kieruje się do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców lub
b) zapytanie zamieszcza się w BIP lub na stronie internetowej Zamawiającego
- w celu zapewnienia odpowiedniej konkurencji oraz wyboru najkorzystniejszej oferty oraz kompletuje otrzymane od nich oferty.
- W szczególnie uzasadnionych sytuacjach wykazanych przez pracownika zajmującego się zakupem – Starosta lub upoważniony pracownik wyraża zgodę na zakup u wnioskowanego wykonawcy bez dokonania rozeznania rynku.
- Wyboru dokonuje się spośród potencjalnych wykonawców, którzy odpowiednio zadeklarowali warunki realizacji zamówienia lub złożyli ofertę.
- Zamówienia udziela się wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę, przez co rozumie się ofertę z najniższą ceną lub przedstawiającą najkorzystniejszy bilans ceny i innych wymagań opisanych we wniosku.
- Wyboru wykonawcy przy zamówieniach o wartości szacunkowej powyżej 30.000 zł i nie przekraczającej 80.000 zł dokonuje się na podstawie przeprowadzonej oceny ich ofert, według kryteriów i zasad określonych w załączniku nr 4 do niniejszego zarządzenia.
- Wyboru wykonawcy przy zamówieniach o wartości szacunkowej powyżej 80.000 zł i nie przekraczającej równowartości 30 tysięcy euro dokonuje się na podstawie przeprowadzonej oceny ofert według kryteriów i zasad określonych w załączniku nr 5 do niniejszego zarządzenia.
- Wartość szacunkową poszczególnych zamówień oraz wybór wykonawcy proponuje pracownik komórki organizacyjnej dysponenta środków zajmujący się zakupem.
- Jeżeli w związku z udzieleniem zamówienia ma być zawarta umowa z wykonawcą, pracownik zajmujący się udzieleniem zamówienia zobowiązany jest uzyskać na projekcie umowy opinię radcy prawnego oraz akceptację finansową Skarbnika lub Głównego Księgowego Starostwa. W przypadku zawierania umów zlecenia pracownik zobowiązany jest ponadto uzgodnić jej warunki z samodzielnym stanowiskiem ds. pracowniczych. Projekt umowy przedkłada się wraz z wnioskiem.
- Wniosek o udzielenie zamówienia podpisuje dysponent środków i następnie przedkłada do weryfikacji i akceptacji przez Skarbnika lub Głównego Księgowego a następnie przez Starostę lub upoważnionego pracownika.
- Zatwierdzony wniosek realizuje wnioskująca komórka organizacyjna.
- Dokumentację zamówienia, tj. wniosek nr 1, wniosek nr 2 lub wniosek nr 3 wraz z zapytaniami i ofertami, a także umowami (jeżeli dotyczy) dołącza się do faktury lub rachunku za realizację udzielonego zamówienia w chwili dokonywania opisu rzeczowego, a następnie tak skompletowane materiały przekazuje się pracownikowi komórki zamówień publicznych
Ewidencjonowanie zamówień publicznych
§ 4.
- Wydatki na udzielone zamówienia publiczne podlegają ewidencjonowaniu w pomocniczych rejestrach wydatków zakładanych odrębnie na każdy rok w podziale na:
- zamówienia o wartości szacunkowej nie przekraczającej kwoty 30.000 zł;
- mieszczącej się w przedziale wartości szacunkowej powyżej 30.000 zł i nie przekraczającej 80.000 zł;
- mieszczącej się w przedziale wartości szacunkowej powyżej 80.000 zł i wartości szacunkowej nie przekraczającej równowartości 30 tysięcy euro;
- wydatki ponoszone w ramach realizacji zawartych wcześniej umów wieloletnich bez względu na ich wartość
- Udzielone zamówienia publiczne o wartości powyżej 30 tysięcy euro podlegają ewidencjonowaniu w rejestrze zamówień.
- Rejestry określone w ust. 1 i 2 prowadzi pracownik komórki zamówień publicznych.
- Pracownik komórki zamówień publicznych prowadzi do każdego z rejestrów określonych w ust. 1 pomocnicze zbiory dokumentów.
- Na każdej zarejestrowanej fakturze pracownik komórki zamówień publicznych potwierdza tryb udzielenia zamówienia.
Postanowienia końcowe
§ 5.
- Udzielanie zamówień publicznych o łącznej wartości szacunkowej powyżej równowartości kwoty 30 tysięcy euro podlega trybom postępowania określonym w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych oraz w odrębnych zarządzeniach Starosty Powiatu Białostockiego.
- Zamówienia udzielone w latach poprzednich realizuje się zgodnie z zawartymi i obowiązującymi umowami wieloletnimi. Wydatkowanie w roku budżetowym środków na ich realizację podlega planowaniu oraz ewidencjonowaniu i nie podlega trybowi określonemu z § 3 niniejszej uchwały.
- Wydatkowanie środków nie będące udzieleniem zamówienia publicznego (np. z tytułu należności publiczno-prawnych tj. opłaty sądowe, skarbowe, podatki itp.) oraz inne opłaty, do ponoszenia których Starostwo jest zobowiązane (np. wynikające z przynależności Powiatu do związków i stowarzyszeń) nie podlega postanowieniom niniejszego zarządzenia.
§ 6
- Wykonanie niniejszego zarządzenia powierzam Sekretarzowi Powiatu, Skarbnikowi Powiatu, Głównemu Księgowemu Starostwa, Dyrektorom Wydziałów, Koordynatorom stanowisk samodzielnych oraz pracownikom Starostwa zajmującym się planowaniem, realizacją i ewidencjonowaniem zamówień.
- Koordynację realizacji niniejszego zarządzenia powierzam Sekretarzowi Powiatu.
§ 7
Traci moc zarządzenie Nr 44/08 Starosty Powiatu Białostockiego z dnia 14 listopada 2008r. w sprawie realizacji wydatków o wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 14 tysięcy euro.
§ 8
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 2 maja 2014r.
Podpisał:
Wiesław Pusz - Starosta
Metryka strony