ZARZĄDZENIE  Nr 9/2014

Starosty Powiatu Białostockiego

z dnia 25 kwietnia 2014r.

 

w sprawie planowania i ewidencjonowania zamówień publicznych oraz realizacji zamówień publicznych o wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej
w złotych równowartości 30 tysięcy euro

 

           

Na podstawie art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie powiatowym  (Dz. U. z 2013r., poz. 595 z późn. zm.) oraz art. 44 i art. 53 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013r. poz. 885 z późn. zm.) zarządzam, co następuje:

 

Postanowienia ogólne

§ 1.

1. Udzielanie zamówień publicznych w formie zakupu dóbr, usług oraz zlecania robót budowlanych, których łączna wartość szacunkowa w danym roku budżetowym nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 30 tysięcy euro, nie podlega trybom postępowania określonym w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (p. z. p.)
2. Wartość szacunkową zamówienia stanowi całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług ustalone z należytą starannością.
3. Przeliczenia szacunkowej wartości zamówienia wyrażonej w złotych na euro dokonuje się według średniego kursu złotego w stosunku do euro, określonego zgodnie z postanowieniami obowiązującego rozporządzenia wydanego w tej sprawie na podstawie ustawy p. z. p.
4. Zamówień określonych w ust. 1 udziela się w sposób celowy i oszczędny, z należytą starannością oraz z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.

Planowanie zamówień publicznych

§ 2.    

1. Sekretarz Powiatu, dyrektorzy wydziałów i koordynatorzy stanowisk samodzielnych, zwani dalej „dysponentami środków” są zobowiązani do planowania zamówień publicznych na cały rok budżetowy, każdy w zakresie planu wydatków związanych z realizacją zadań komórki organizacyjnej w ramach realizowanego odcinka Planu Finansowego (PF).
2. Niezwłocznie po zatwierdzeniu PF na dany rok budżetowy dysponenci środków przekazują do pracownika komórki zamówień publicznych dane niezbędne do opracowania planu zamówień publicznych Starostwa (PZPS), obejmujące :
   1. wykaz rzeczowy oraz wartość szacunkową wg. klasyfikacji wydatków, tj. w ujęciu działów, rozdziałów i paragrafów  w zestawieniu, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia - wszystkich zamówień publicznych przewidywanych do udzielenia w danym roku przez komórkę organizacyjną, w podziale na zamówienia o wartości szacunkowej na  n/w grupy:

1. nie przekraczającej 30.000 zł netto;
2. mieszczącej się w przedziale powyżej 30.000 zł netto i nie przekraczającej 80.000 zł netto;
3. mieszczącej się w przedziale powyżej 80.000 zł netto i nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 30 tysięcy euro;
4. mieszczącej się w przedziale powyżej wyrażonej w złotych równowartości 30 tysięcy euro i nie przekraczającej wyrażonej w złotych kwoty wartości zamówień publicznych określonych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych;
5. przekraczającej wyrażonej w złotych kwoty wartości zamówień publicznych określonych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych.
   2. zestawienie rzeczowe i wartościowe wg. klasyfikacji budżetowej wydatków, tj. w ujęciu działów, rozdziałów i paragrafów tych zamówień, które będą realizowane przez ich komórkę organizacyjną w ciągu roku na podstawie wcześniej zawartych i obowiązujących umów wieloletnich - zestawione wg. wzoru określonego w załączniku nr 2 do niniejszego zarządzenia.

3. Planowanie zamówień związanych z administrowaniem obiektami Starostwa, utrzymaniem ciągłości jego funkcjonowania, zakupem materiałów biurowych i eksploatacyjnych, oprogramowania komputerowego oraz środków BHP koordynuje Wydział Organizacyjny.
4. Skompletowane z poszczególnych komórek organizacyjnych dane pracownik komórki zamówień publicznych agreguje w skali całego roku i całego Starostwa, łącząc zamówienia zaplanowane przez różne komórki organizacyjne w grupy zamówień spełniających łącznie n/w warunki :

1. ich dostępność u jednego wykonawcy/dostawcy (możliwe do zrealizowania w ramach jednej umowy z tym samym wykonawcą/możliwe do zakupienia u jednego dostawcy);
2. wspólne przeznaczenie przedmiotu zamówienia (przedmioty/czynności powiązane ze sobą celowościowo/przedmiotowo).

5. Zestawienie zagregowanych zamówień stanowi podstawę do sporządzenia przez pracownika komórki zamówień publicznych projektu PZPS, z podziałem zamówień na 5 grup określonych w § 2 ust. 2 pkt 1, lit. a) – d) i ust. 2.
6. Kierownik Referatu Organizacyjno – Administracyjnego:

1) uzgadnia projekt PZPS z Głównym Księgowym Starostwa,

2) przedkłada uzgodniony projekt PZPS do zatwierdzenia Staroście lub upoważnionemu pracownikowi,

3) zapewnia przekazanie kopii zatwierdzonego PZPS wszystkim dysponentom środków do realizacji.

7. Pracownik komórki zamówień publicznych okresowo aktualizuje PZPS uwzględniając zgłoszone przez wydziały zmiany.

 

Realizacja  zamówień  publicznych o wartości szacunkowej nie  przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 30 tysięcy euro

§ 3.   

1. Do udzielenia zamówienia wymagane jest :
   1. przy zamówieniach o wartości szacunkowej nie przekraczającej kwoty 30.000 zł; -złożenie wniosku o udzielenie zamówienia, zwanego dalej „Wnioskiem nr 1”, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia;
   2. przy zamówieniach o wartości szacunkowej mieszczącej się w przedziale powyżej 30.000 zł do 80.000 zł – złożenie wniosku o udzielenie zamówienia, zwanego dalej „Wnioskiem nr 2”, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do niniejszego zarządzenia;
   3. przy zmówieniach o wartości szacunkowej mieszczącej się w przedziale powyżej 80.000 zł do 30 tysięcy euro – złożenie wniosku o udzielenie zamówienia, zwanego dalej „Wnioskiem nr 3”, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia.
2. Pracownik zajmujący się zakupem przeprowadza rozeznanie rynku w celu wyłonienia dostawcy spełniającego możliwie w najszerszym zakresie wymagania opisane we wniosku, w szczególności bada cenę oferowaną za wykonanie przedmiotu zamówienia:
3. przy zamówieniach o wartości szacunkowej nie przekraczającej kwoty 30.000 zł; rozeznanie prowadzi się ustnie, telefonicznie lub pisemnie;
4. przy zamówieniach o wartości szacunkowej powyżej 30.000 zł do 80.000 zł – zapytania kieruje się do co najmniej dwóch potencjalnych wykonawców (chyba, że wykonanie przedmiotu zamówienia oferuje tylko jeden wykonawca) i kompletuje otrzymane od nich oferty; rozeznanie prowadzi się faksem, pocztą elektroniczną lub pisemnie;
5. przy zamówieniach o wartości szacunkowej powyżej 80.000 zł do 30 tysięcy euro:

a)  zapytanie na piśmie kieruje się do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców lub

b) zapytanie zamieszcza się w BIP lub na stronie internetowej Zamawiającego

- w celu zapewnienia odpowiedniej konkurencji oraz wyboru najkorzystniejszej oferty oraz kompletuje otrzymane od nich oferty.

3. W szczególnie uzasadnionych sytuacjach wykazanych przez pracownika zajmującego się zakupem – Starosta lub upoważniony pracownik wyraża zgodę na zakup u wnioskowanego wykonawcy bez dokonania rozeznania rynku.
4. Wyboru dokonuje się spośród potencjalnych wykonawców, którzy odpowiednio zadeklarowali warunki realizacji zamówienia lub złożyli ofertę.
5. Zamówienia udziela się wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę, przez co rozumie się ofertę z najniższą ceną lub przedstawiającą najkorzystniejszy bilans ceny i innych wymagań opisanych we wniosku.
6. Wyboru wykonawcy przy zamówieniach o wartości szacunkowej powyżej 30.000 zł i nie przekraczającej 80.000 zł dokonuje się na podstawie przeprowadzonej oceny ich ofert, według kryteriów i zasad określonych w załączniku nr 4 do niniejszego zarządzenia.
7. Wyboru wykonawcy przy zamówieniach o wartości szacunkowej powyżej 80.000 zł i nie przekraczającej równowartości 30 tysięcy euro dokonuje się na podstawie przeprowadzonej oceny ofert według kryteriów i zasad określonych w załączniku nr 5 do niniejszego zarządzenia.
8. Wartość szacunkową poszczególnych zamówień oraz wybór wykonawcy proponuje pracownik komórki organizacyjnej dysponenta środków zajmujący się zakupem.
9. Jeżeli w związku z udzieleniem zamówienia ma być zawarta umowa z wykonawcą, pracownik zajmujący się udzieleniem zamówienia zobowiązany jest uzyskać na projekcie umowy opinię radcy prawnego oraz akceptację finansową Skarbnika lub Głównego Księgowego Starostwa. W przypadku zawierania umów zlecenia pracownik zobowiązany jest ponadto uzgodnić jej warunki z samodzielnym stanowiskiem ds. pracowniczych. Projekt umowy przedkłada się wraz z wnioskiem.
10. Wniosek o udzielenie zamówienia podpisuje dysponent środków i następnie przedkłada do weryfikacji i akceptacji przez Skarbnika lub Głównego Księgowego a następnie przez Starostę lub upoważnionego pracownika.
11. Zatwierdzony wniosek realizuje wnioskująca komórka organizacyjna.
12. Dokumentację zamówienia, tj. wniosek nr 1, wniosek nr 2 lub wniosek nr 3 wraz z zapytaniami i ofertami, a także umowami (jeżeli dotyczy) dołącza się do faktury lub rachunku za realizację udzielonego zamówienia w chwili dokonywania opisu rzeczowego, a następnie tak skompletowane materiały przekazuje się pracownikowi komórki zamówień publicznych 

 

Ewidencjonowanie  zamówień  publicznych

§ 4.  

1. Wydatki na udzielone zamówienia publiczne podlegają ewidencjonowaniu w pomocniczych rejestrach wydatków zakładanych odrębnie na każdy rok w podziale na:

• zamówienia o wartości szacunkowej nie przekraczającej kwoty 30.000 zł;
• mieszczącej się w przedziale wartości szacunkowej powyżej 30.000 zł i nie przekraczającej 80.000 zł;
• mieszczącej się w przedziale wartości szacunkowej powyżej 80.000 zł i wartości szacunkowej nie przekraczającej równowartości 30 tysięcy euro;
• wydatki ponoszone w ramach realizacji zawartych wcześniej umów wieloletnich bez względu na ich wartość
  2. Udzielone zamówienia publiczne o wartości powyżej 30 tysięcy euro podlegają ewidencjonowaniu w rejestrze zamówień.
  3. Rejestry określone w ust. 1 i 2 prowadzi pracownik komórki zamówień publicznych.
  4. Pracownik komórki zamówień publicznych prowadzi do każdego z rejestrów określonych w ust. 1 pomocnicze zbiory dokumentów.
  5. Na każdej zarejestrowanej fakturze pracownik komórki zamówień publicznych potwierdza tryb udzielenia zamówienia. 

Postanowienia  końcowe

§ 5.

1. Udzielanie zamówień publicznych o łącznej wartości szacunkowej powyżej równowartości kwoty 30 tysięcy euro podlega trybom postępowania określonym w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych oraz w odrębnych zarządzeniach Starosty Powiatu Białostockiego.
2. Zamówienia udzielone w latach poprzednich realizuje się zgodnie z zawartymi i obowiązującymi umowami wieloletnimi. Wydatkowanie w roku budżetowym środków na ich realizację podlega planowaniu oraz ewidencjonowaniu i nie podlega trybowi określonemu z § 3 niniejszej uchwały.
3. Wydatkowanie środków nie będące udzieleniem zamówienia publicznego (np. z tytułu należności publiczno-prawnych tj. opłaty sądowe, skarbowe, podatki itp.) oraz inne opłaty, do ponoszenia których Starostwo jest zobowiązane (np. wynikające z przynależności Powiatu do związków i stowarzyszeń) nie podlega postanowieniom niniejszego zarządzenia.

§ 6

1. Wykonanie niniejszego zarządzenia powierzam Sekretarzowi Powiatu, Skarbnikowi Powiatu, Głównemu Księgowemu Starostwa, Dyrektorom Wydziałów, Koordynatorom stanowisk samodzielnych oraz pracownikom Starostwa zajmującym się planowaniem, realizacją i ewidencjonowaniem zamówień.
2. Koordynację realizacji niniejszego zarządzenia powierzam Sekretarzowi Powiatu. 

§ 7

 

Traci moc zarządzenie Nr 44/08 Starosty Powiatu Białostockiego z dnia 14 listopada 2008r. w sprawie realizacji wydatków o wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 14 tysięcy euro.

§ 8

 

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 2 maja 2014r.

 

 

Podpisał:

Wiesław Pusz - Starosta